Sin duda alguna el llevar un proyecto al éxito se vuelve una gran paradoja cuando se encuentra enredado en un sin número de problemas que no se aclararon en un inicio ó no se le tomo el debido cuidado, es entonces cuando el sueño se nos va y todo parece ser un rompecabezas que parece no tener fin.
Algunos consejos que me gustaría compartir con ustedes tiene que ver mucho con el auto control de su persona ya que sin ellos en un mundo donde el estrés y la velocidad en la que parecen tener todos los clientes al ver resultados, muchas veces nos orillan a tomar un ritmo acelerado que no es conveniente para nadie.
El PMBOK es una colección de procesos y áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos. El PMBOK es un estándar reconocido internacionalmente que provee los fundamentos de la gestión de proyectos que son aplicables a un amplio rango de proyectos, incluyendo construcción de, software, etc.
Los 4 grupos de proceso principales de esta metodología son los siguientes:
1. Inicio
2. Planeación
3. Ejecución
4. Cierre
Empecemos por Inicio.
Esta fase no requiere de un esfuerzo mental fuerte, aunque si laborioso ya que muchas veces tendrás que corretear a mil personas para que te firmen el Acta de constitución del proyecto.
La batalla inicia en Planeación:
De primera tenemos una labor básica, el levantamiento de información y requerimientos ¿Tarea sencilla? Muchos piensan que esta actividad consta en ir a sentarse frente al cliente, entrevistar y ver un proceso en vivo para tomar notas y de esa forma diseñar la solución ¿no? Pues ¡ERROR! La base de todo proyecto se concentra allí, por eso es muy importante tomar atención a los siguientes 10 puntos que te ayudaran a tener una mejor comunicación con tu cliente y por lo tanto definir bien un alcance descrito por la necesidad real:
1. Escuchar al cliente sobre lo que piensa o visualiza la solución para su problema.
Esta técnica no solo se centra en sentarse y esperar a que el cliente hable y hable, la clave está en hacer espacios de silencio y lograr que tu cliente sea el que hable y no tu.
2. Hacer preguntas claras para lograr una comunicación efectiva.
• ¿Para qué quiere la solución?
• ¿Cómo se imagina la solución?
• ¿Qué tan importante es para el negocio?
• ¿Qué beneficios espera?
• ¿Existe algún presupuesto asignado?
• ¿Cómo se imagina la solución en un futuro?
3. Hacer mínimo 2 visitas al cliente en sus instalaciones.
Esto es importante, la mayoría de las veces en la primera visita puede existir el típico hielo que no permite que el cliente se abra para aclarar totalmente sus expectativas, otra cuestión puede ser que en la primer visita no se vea todo el panorama ó no se detecte algún punto importante.
4. Entrevistarse con las personas adecuadas y responsables del proceso.
Si la solución que se busca tiene que ver con varias áreas y existen varios responsables, se debe ser cuidadoso en obtener información del encargado, el que toma las decisiones, muchas veces nos dejaran a una persona que tiene experiencia técnicamente, pero no tiene el panorama del objetivo que necesita el negocio y ya avanzado el proyecto ó en su defecto definido, se dan casos de pánico cómo: ¿Y quién les dijo eso? ¿Porque lo vieron con él? ¿Quién Autorizo? etc. Esto puede dañar nuestra reputación al levantar información y puede modificar alcances, por lo tanto se puede crear desconfianza y crear dudas sobre nuestra capacidad para hacer esta tarea, al final esto genera muchos conflictos, por eso mismo vamos a ahorrar esfuerzos y dejemos en claro que hablaremos con las personas indicadas y en el caso de que no puedan asignarnos al personal adecuado para que explique adecuadamente el objetivo del negocio, dejar en claro vía correo y hablado que el cliente toma el riesgo de continuar de esa forma.
5. Documentar todas las visitas y tener evidencias firmadas ó por correo donde confirmen que está de acuerdo el cliente con lo descrito.
El cliente pocas veces pone la atención debida a estos temas de documentación dado que están contratando a un consultor experto el cual los guiara a la mejor solución, así que al sentirse en buenas manos deja en segundo término estos temas y confía, pero ¡ojo! esto es Peligroso, el no informar y dejar al aire esta actividad puede costarnos muy caro, nuestra labor es la de informar, enviar evidencia escrita, hacer llamadas telefónicas constantes e indicar el trabajo realizado junto a las actividades empeladas, es mejor tener un cliente informado de todo lo que se esta haciendo, lo que se hará y los riesgos que existen en el proyecto, a tener un cliente que se sienta excluido y al final inconforme.
6. Generar diagramas de flujo y conceptuales revisados por el cliente.
Sin duda dejar la información escrita como dijimos en los puntos anteriores es muy importante, pero no olvidemos que no hay nada mejor que ver eso reflejado gráficamente para aquellos clientes que son visuales y estos diagramas ayudan a entender mejor la idea de la solución, realízalos y convoca a reunión para revisarlos en conjunto.
7. Generar Demo.
Teniendo por escrito la información por escrito y visualmente entendemos el flujo que tendrá la solución, un demo sencillo con las funciones básicas es de gran importancia, este demo no necesariamente tiene que tener un gran tiempo de desarrollo o dedicación, puede ser incluso en PowerPoint, la cuestión es que el cliente vea en acción el proyecto y el alcance.
8. Plan de trabajo
Teniendo lo anterior nos da un panorama bastante importante para hacer la proyección de un plan de trabajo en donde indiquemos los tiempos que se llevaría la elaboración del proyecto, con esto obtendremos una fecha aproximada para indicarle al cliente, y de aquí tomar decisiones sobre si es mucho tiempo al que esperaban ó si les parece conveniente la proyección, de allí la importancia para dejar en claro sobre los alcances, si realmente necesitan la solución completa que se diseño ó realmente solo querían una parte funcional que les ayude en su tarea diaria cuando se nombren los Costos.
9. Costos
La parte importante de todo proyecto es en esta etapa puede ya que aquí puede transformar todo el proyecto y obtendremos la verdad del cliente sobre sus expectativas reales. No se les haga raro que al hacer toda la labor anterior y dejar todo bien definido y acordado en esta etapa cambie, de aquí la famosa frase de “La carta a santa claus” aunque suene irónico así lo es, en el inicio el cliente pedirá y pedirá todo lo que se le ocurra y que quizás no necesite realmente para sus objetivos a corto plazo y cuando llega el costo entonces dicen “No, mejor de los 10 requerimientos solo hazme los 2 primeros y los demás en otra segunda fase” Eso no es del todo malo, indica la oportunidad de seguir trabajando, así que no todo es en vano, no te desanimes.
10. Cerrar y documentar alcances.
Ya teniendo cerrados temas escritos con minutas, correos, documentos de requerimientos, diagramas, demo y costos, es importante firmar la Propuesta Técnica y Económica para obtener la firma del cliente y arrancar el proyecto, entonces acceder a la batalla real del proyecto en donde hablare en otra ocasión, porque esto solo es el inicio.
En resumen, siempre escuchen al cliente, háganlo sentir cómodo para que les hable directo sobre sus necesidades, hagan preguntas efectivas y ocupen la regla del silencio para que el sea el que hable y no tú, deja todo por escrito y ten mucha comunicación, es preferible tener un cliente pendiente de todas las acciones realizadas que uno excluido y que al final quede inconforme quemando tu nombre y el de tu empresa .
Recuerda, no hay proyectos atrasados, solo clientes con prisa….Descubre ¿porqué?